AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, Autoriza usted el tratamiento de sus datos personales a los que, por cualquier razón tenga acceso EXCHANGE LATAM S.A.S., atendiendo los principios rectores que son de obligatorio cumplimiento en el tratamiento de datos personales, así como las obligaciones que a su cargo correspondan ya sea en calidad de “Responsable del Tratamiento” o “Encargado del Tratamiento” de los datos. Al autorizar a EXCHANGE LATAM S.A.S. permite que este incorpore sus datos en sus respectivas bases de datos y ejerza el almacenamiento, recolección, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que se hayan entregado o se entregarán en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, conforme a sus políticas, las cuales se encuentran en su página web.

Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a EXCHANGE LATAM S.A.S. para que mis datos sean tratados conforme a los previsto en el presente documento y/o autorización.

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Objetivo:
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en la presente Política de tratamiento de la información, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el uso de las Bases de Datos por parte de Exchange Latam S.A.S como empresa que presta servicio de intermediación y Exchange entre brokers y sus clientes entre otros servicios dentro de su razón social. Además, se establecen los mecanismos con que las personas cuyos datos estén en las Bases de Datos de Exchange Latam S.A.S cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como titulares de Datos Personales.
En ejercicio de su objeto social, Exchange Latam S.A.S actuando como fuente de la información podrá realizar la recolección, uso y tratamiento de datos personales y sensibles de sus Clientes, Empleados, Proveedores, Invitados, y en general de cualquier tercero que tenga relación o utilice los servicios prestados por EXCHANGE LATAM S.A.S., bajo cualquier modalidad, quienes para efectos del presente documento serán denominados los titulares de la información.
Exchange Latam como responsable del tratamiento de los datos personales hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad de protección y seguridad de la información, todos los Datos que reciba. Así mismo, propenderá por garantizar que la información recolectada se mantenga en dispositivos y bajo mecanismos idóneos que garanticen la seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad de los Datos.

I.- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: Exchange Latam S.A.S
NIT. No.: 901.422.406 – 6
Domicilio Principal: Mariquita Tolima
Teléfono: (57) 322 310 55 78
Correo electrónico: [email protected] Exchange Latam es una persona jurídica que a través de sus funcionarios autorizados para ello es responsable sobre el tratamiento de las Bases de Datos y de los Datos Personales de los Titulares mencionados anteriormente. Garantizamos el acceso a los Titulares a sus Datos Personales tratados, atendiendo de manera oportuna sus consultas, reclamos, peticiones de rectificaciones, actualización y supresiones de sus datos personales contenidos en mecanismos tanto físicos como electrónicos.
Para conocer más sobre los derechos que le asisten, las formas para ejercerlos y las finalidades y tipos de tratamiento a los que sus datos personales serán sometidos, los Titulares podrán acudir personalmente a la Mz I Cs12 Of 1 Reserva del prado, Mariquita - Tolima o enviar comunicación física a la misma dirección o mediante la solicitud expresa dirigida al correo electrónico [email protected]
Desde que desarrolla su objeto social, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, ha recolectado, almacenado y utilizado Datos Personales de sus socios, clientes activos o inactivos, colaboradores activos o inactivos, empleados, personas con relación comercial, representantes de entidades estatales, proveedores, contratistas o aliados comerciales con la finalidad de tratarlos conforme con la normatividad vigente y para garantizar la prestación de servicios de intermediación y Exchange entre los brokers y los clientes.
La autorización expresa o inequívoca de los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales, implica la aceptación de los términos y condiciones aquí establecidas y la autorización para el uso y otros tratamientos que aquí se describen. En todo caso, esta Política de tratamiento de la información en ningún momento podrá interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y a los derechos que les corresponden a sus Titulares. Así mismo podrá contratar con Entidades Estatales y del sector público, como también cualquier actividad que se relacione o sea conexa con el objeto mencionado, que permita facilitar el desarrollo de la sociedad tanto en Colombia como en el extranjero, ya sea de manera permanente u ocasional, podrá realizar la recolección, uso y tratamiento de Datos Personales de los clientes activos o inactivos, colaboradores activos o inactivos, empleados, representantes de entidades estatales, proveedores, contratistas o aliados comerciales (en adelante los “Titulares de la información”), y en general de cualquier tercero que tenga relación comercial con EXCHANGE LATAM.
EXCHANGE LATAM como responsable del tratamiento de los Datos Personales, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba, especialmente de Datos Sensibles. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad.
Los Titulares autorizan expresamente a EXCHANGE LATAM para que éste almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables este tipo de empresas.
Los Titulares autorizan a EXCHANGE LATAM para realizar el tratamiento de sus Datos Personales con las siguientes finalidades: (a) la prestación de servicios de intermediación y Exchange entre brokers y sus clientes; (b) el desarrollo de su objeto social; (c) el cumplimiento de la normatividad vigente; (d) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política de tratamiento de la información, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (e) enviar información sobre los productos o servicios comercializados por EXCHANGE LATAM, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (f) enviar información sobre programas propios y de terceros; (g) gestión comercial, suscripción de contratos, registro de clientes en software de facturación y contabilidad para fines comerciales y tributarios; (h) gestión de proveedores; (i) reportar información sobre riesgos crediticios y control y prevención del lavado de activos (j) y directamente entre o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en sus distintas Bases de Datos.

Alcance:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de EXCHANGE LATAM S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales

Obligaciones:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los funcionarios de EXCHANGE LATAM S.A.S , su incumplimiento será contemplado como incumplimiento de una política expresa de la compañía y llevará las sanciones pertinentes relacionadas en el reglamento interno de trabajo.
Para los efectos de la presente política, se definen previamente los siguientes:

II.- CONCEPTOS Y DEFINICIONES

2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de los Titulares para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
2.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que será objeto de Tratamiento.
2.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
2.5. Fuente de la Información: La fuente de información es la empresa EXCHANGE LATAM S.A.S. que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicios, o de cualquiera otra índole.
2.6. Operador de la Información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajos los parámetros de la ley.
2.7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
2.8. Titular de la información: es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos, que ha suministrado libremente a EXCHANGE LATAM S.A.S. y autorizado su consulta, reporte o utilización.
2.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.10. Usuario de la información: Es la persona natural o jurídica que pueda acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.

III.- AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

Mediante el suministro voluntario de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles en la forma señalada en la presente Política de tratamiento de la información y en la autorización expresa verbal o por escrito, los Titulares autorizan expresa o inequívocamente a EXCHANGE LATAM S.A.S. para recolectar sus Datos Personales y Datos Sensibles y cualquier otra información que suministren, así como para realizar el tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de tratamiento de la información y la ley.
Los Datos suministrados, podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos, a nivel nacional e internacional, incluso con terceros ubicados en países que no proporcionen similares niveles de protección que EXCHANGE LATAM, para que estos se incorporen en distintos archivos, bases de datos y/o medios conocidos o por conocerse.
EXCHANGE LATAM solo usará, procesará y circulará los Datos Personales, Datos Sensibles y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados expresamente por los Titulares, en esta Política de tratamiento de la información o en las leyes vigentes.
En adición con lo mencionado en otras cláusulas de la presente Política de tratamiento de la información, los Titulares autorizan de manera expresa a EXHANGE LATAM para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes finalidades: (a) la prestación de servicios de intermediación y Exchange entre brokers y sus clientes.; (b) el desarrollo de su objeto social; (c) el cumplimiento de la normatividad vigente; (d) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política de tratamiento de la información, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (e) enviar información sobre los productos o servicios comercializados por EXCHANGE LATAM, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (f) enviar información sobre programas propios y de terceros; (g) gestión comercial, suscripción de contratos, registro de clientes en software de facturación y contabilidad para fines comerciales y tributarios; (h) gestión de proveedores; (i) reportar información sobre riesgos crediticios y control y prevención del lavado de activos (j) y directamente entre o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en sus distintas Bases de Datos.

IV.- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE EXCHANGE LATAM

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, EXCHANGE LATAM aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales que realizará EXCHANGE LATAM es una actividad reglada que se sujetará a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento que realizará EXCHANGE LATAM obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y los Titulares así lo reconocen;
c) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales que realiza EXCHANGE LATAM se realiza con el consentimiento, previo, expreso e informado de los Titulares;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales por parte de EXCHANGE LATAM se garantiza el derecho de los Titulares a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de las Bases de Datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los Datos Personales que serán objeto de tratamiento por parte de EXCHANGE LATAM salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento parte de EXCHANGE LATAM, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales por parte de EXCHANGE LATAM han sido obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

V.- TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

1.- EXCHANGE LATAM informa de manera expresa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es meramente facultativa y no están obligados a entrega información relacionada con sus Datos Sensibles. Sin embargo, para la efectiva selección de personal, EXCHANGE LATAM recomienda a los Titulares proporcionar toda la información sensible o no que sea necesaria para una efectiva selección y;
2.- Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información médica y relativa a la salud, tienen como finalidad ((a) la prestación de servicios de intermediación y Exchange entre brokers y sus clientes (b) el desarrollo de su objeto social; (c) el cumplimiento de la normatividad vigente; (d) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política de tratamiento de la información, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (e) enviar información sobre los productos o servicios comercializados por EXCHANGE LATAM, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (f) enviar información sobre programas propios y de terceros; (g) gestión comercial, suscripción de contratos, registro de clientes en software de facturación y contabilidad para fines comerciales y tributarios; (h) gestión de proveedores; (i) reportar información sobre riesgos crediticios y control y prevención del lavado de activos (j) y directamente entre o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en sus distintas Bases de Datos.
3.- EXCHANGE LATAM no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione sobre sí mismo, por tanto, EXCHANGE LATAM se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.
4.- La presente Política de tratamiento de datos aplica para cualquier registro de Datos Personales y Datos Sensibles realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual por los Titulares, para la vinculación a cualquier servicio o producto.
5.- El acceso de los Titulares a sus Datos Personales o Datos Sensibles objeto de tratamiento, es gratuito.
6.- Con fines de dar cumplimiento EXCHANGE LATAM pone a disposición por diferentes medios electrónicos y documentales, el aviso de privacidad, cuyo fin permitirles conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso. Esta misma actualmente se encuentra publicada en nuestra pagina web, en nuestro formulario de identificación de contraparte y en nuestro sistema de gestión.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Conforme con lo establecido por la Ley, los Titulares de la información que manejen los derechos de los Titulares a que hace referencia la presente Política de tratamiento de la información, están contenidos en la Ley 1581 de 2012, y en el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los Titulares podrán en cualquier momento, acceder a los Datos Personales conservados por EXCHANGE LATAM y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o estar incompletos, y a cancelarlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en esta Política de tratamiento de la información, cuando estén siendo utilizados para finalidades no autorizadas, o bien, oponerse simplemente al tratamiento de los mismos. La entrega de esta información es de carácter facultativa.

VII. DEBERES DE EXCHANGE LATAM

a. Garantizar a los Titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de tratamiento de datos, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre a EXCHANGE LATAM sea completa, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los Titulares.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y CONSULTA DE DATOS PERSONALES

Si el Titular desea que sus datos sean suprimidos de las Bases de Datos de EXCHANGE LATAM, deberá manifestarlo en forma expresa personalmente en la Mz I Cs12 Of 1 Reserva del prado, Mariquita - Tolima, o enviar comunicación física a la dirección anteriormente mencionada o mediante la solicitud expresa en el correo electrónico [email protected] vez recibida la solicitud, en el término de treinta (30) días hábiles los Datos Personales serán suprimidos de las Bases de Datos de EXCHANGE LATAM.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las Bases de Datos de EXCHANGE LATAM. Las consultas deberán formularse personalmente ante las oficinas del responsable del tratamiento ubicadas en Mz I Cs12 Of 1 Reserva del prado, Mariquita – Tolima, o mediante la solicitud expresa en el correo electrónico [email protected] La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para este efecto y, para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, sobre Protección de Datos Personales, los Titulares reconocen y aceptan que fueron informados que tienen derecho en cualquier momento a acceder a sus Datos Personales, a que estos sean rectificados, modificados, actualizados o a denegar su tratamiento, dirigiendo una comunicación escrita al correo electrónico [email protected]; o a la dirección física ubicada en Mz I Cs12 Of 1 Reserva del prado, Mariquita - Tolima.

IX. MANUAL TRATAMIENTO DE DATOS CAPTADOS POR SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA DE EXCHANGE LATAM S.A.S

En atención a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 demás disposiciones normativas y demás recomendaciones hechas por la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, EXCHANGE LATAM ha adoptado el presente manual para el tratamiento de datos personales adquiridos mediante los sistemas de su circuito cerrado de vigilancia.
La sociedad EXCHANGE LATAM, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales obtenidos por sus sistemas de video implementados en sus instalaciones, manifiesta que cuenta con las disposiciones establecidas en la presente política, para efectuar el tratamiento de datos recopilados por dichos sistemas. Así las cosas, el presente acápite permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar la seguridad (monitoreo de incidentes) de las instalaciones implementando un correcto control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por video vigilancia.
El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares, tal y como pasamos a explicar:
Grabaciones de audio. Mediante la presente política se le informa al titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.
Aviso de privacidad. Se establecerá un aviso de privacidad en zonas cercanas a los lugares en que se realice el monitoreo por video, el cual contará con la información mínima sobre el tratamiento, destinaciones específicas y demás información del interés del titular de los datos personales.
EXCHANGE LATAM se permite implementar los siguientes procedimientos operacionales que involucran la protección de datos personales, los cuales observan las siguientes reglas:

1. Solicitar y conservar la prueba de la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior en el evento que sea solicitada dicha autorización.
2. Implemento del sistema de video vigilancia sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.
3. Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido.
4. Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad del mismo.
5. Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del sistema de video vigilancia.
6. Inscribir la base de datos que almacena las imágenes, en el Registro Nacional de Bases de Datos. No será necesaria la inscripción cuando el Tratamiento consista sólo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones del Régimen General de Protección de Datos Personales.
7. Suscribir cláusulas de confidencialidad con el personal que accederá a los sistemas de video vigilancia.
8. No instalar sistema de video vigilancia en lugares donde la recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:
1. Recopilación de imágenes de video de los usuarios y visitantes
2. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes
3. Disuadir conductas irregulares de terceros
4. Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empelados a las instalaciones de la institución

X. NUEVOS USOS

EXCHANGE LATAM podrá solicitar autorización para el uso o circulación de los Datos Personales de los Titulares u otro tipo de información, para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de tratamiento de la información, para lo cual publicará en cualquier medio público que estime conveniente según el caso, la información necesaria para que los Titulares expresen su consentimiento.

XI. VIGENCIA

EXCHANGE LATAM usará, tratará y almacenará los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados de manera indefinida, y este es el alcance de la autorización que otorga el titular de la información.

XII. MODIFICACIONES

Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor de EXCHANGE LATAM quien es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de Datos Personales y Habeas Data contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013. En consecuencia, EXCHANGE LATAM como titular de derechos sobre la base de datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso, reproducción o disposición de la misma a terceros.

XIII. PROPIEDAD INTELECTUAL

Las Bases de Datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. EXCHANGE LATAM es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de Datos Personales y Habeas Data contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013. En consecuencia, EXCHANGE LATAM como titular de derechos sobre la base de datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso, reproducción o disposición de la misma a terceros.

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Las medidas de seguridad con las que cuenta EXCHANGE LATAM buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.
Para ello EXCHANGE LATAM, de forma diligente implementa medidas de protección humana, administrativa, jurídica y técnica que razonablemente están a su alcance. Los Titulares aceptan expresamente esta forma de protección y declaran que la consideran conveniente y suficiente para todos los propósitos. De igual forma, los terceros contratados por EXCHANGE LATAM, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato de EXCHANGE LATAM, con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

XV. PERSONA O ÁREA REPSONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTA Y RECLAMOS

EXCHANGE LATAM ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política al Oficial de cumplimiento con el apoyo del área jurídica, quien designará en caso de cualquier petición, consulta o reclamo al encargado del tratamiento de los datos motivo de la solicitud para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico [email protected]

XVI. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR PUEDA CONOCER, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

a) Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de EXCHANGE LATAM quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo electrónico: [email protected]
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1.- El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al Oficial de cumplimiento por el correo electrónico [email protected] con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2.- Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De esta manera damos cumplimiento a las obligaciones legales respecto la protección de datos personales y reiteramos el compromiso institucional de corresponder a la excelente atención de los clientes, proveedores, trabajadores y terceros, a través del mejoramiento continuo del servicio y la información con la cual ejecutamos nuestros procesos.

XVII. PROCEDIMIENTO PARA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN O IMPLMENTACIÓN DE NUEVA BASE DE DATOS

Es importante que todos los funcionarios de EXCHANGE LATAM conozcan la importancia del debido proceso al momento de recolectar información para la ejecución de cualquier proceso dentro de la compañía, en especial cuando esta recolección trae información o datos que gozan de esta protección según la normatividad anteriormente descrita, por ende es importante que una vez el funcionario reconozca la necesidad de implementar una nueva base de datos con información por parte de terceros internos o externos deberá previamente consultar y solicitar autorización entregando mediante comunicado interno la finalidad de la recolección de información, naturaleza de la misma y detalle de la información a recolectar, haciendo llegar este comunicado al Líder de Sistemas y al correo [email protected] cuyo manejo y custodio es por parte del oficial de cumplimiento, para su posterior análisis, autorización, asesoría jurídica y debido proceso de recolección de autorización del tercero.
Así mismo una vez autorizado por sistemas y el oficial de cumplimiento, este entrará al inventario de bases de datos que será custodiado por el proceso de Sistemas de EXCHANGE LATAM.

XVIII. PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO Y USO DE LAS BASES DE DATOS

EXCHANGE LATAM como Encargado del Tratamiento adquiere el compromiso de actualizar, supervisar la utilización, optimizar, recuperar y realizar copias de seguridad de las bases de datos de conformidad con lo establecido en esta política. EXCHANGE LATAM se asegurará de que las bases de datos estén correctamente ajustadas, estas podrán ser modificadas o configuradas para incrementar el rendimiento, para mejorar el tiempo de respuesta, procesar consultas rápidamente y optimizar el uso de los recursos para garantizar que se utilicen con eficiencia.

XIX. PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DEL DATO

Al momento de establecer las reglas para la disposición final de la información, el propietario de la base de datos, junto con el profesional del área de Sistemas, deberá observar los principios de finalidad y de temporalidad de la información. Es decir, no se podrán destruir las autorizaciones para el tratamiento de datos personales, independientemente del formato en que se encuentre, si la información de dicho titular de la información aún se encuentra en uso.


Cordialmente,


John Willdiman Arango Sanchez
Oficial de Cumplimiento
EXCHANGE LATAM S.A.S